خواندن این مطلب را به تمام دوستانم توصیه می‌کنم...!
به مأمنی رو و فرصت شمر غنیمت وقت
که در کمین‌گه ِ عمرند قاطعان ِ طریق (دیوان حافظ، غزل 298)
"مدیریت ِ زمان" یکی از اموری است که نه در مدارس ِ ما نه در آموزش ِ عالی بحث ِ چندانی در موردش انجام نمی‌شه. ولی در جامعه‌ی حاضر و برای زنده‌گی در قرن سرعت و تکنولوژی ما مجبور به فراگیری و اهمیت دادن به آن هستیم.
حساسیت این موضوع صرفا برای یک مدیر، یک مهندس صنایع و یا هر مهندسی دیگر نیست؛ دیگر هر که می‌خواهد در عصر ِ حاضر زنده زنده‌گی کند به این مهم محتاج است.
"مدیریت زمان" مجموعه‌ای از اصول، شیوه‌ها، مهارت‌ها، ابزار و سیستم‌هایی است که به ما کمک می‌کند با هدف ِ بهبود و پیشرفت ِ زنده‌گی ارزش ِ بیش‌تر و بیش‌تری از عمر و وقتمان حاصل شود.
بنجمین فرنکلین(Benjamin Franklin) زمان را کالای با ارزشی می‌داند که آن‌را زنده‌گی مهیا کرده و می‌گوید اگر عاشق ِ زنده‌گی هستید، وقت و زمان را هدر ندهید.
زمان(time) یک منبع و سرمایه‌ی بی‌نظیر است زیرا شما مقدار ِ مشابه‌ی هر کس دیگری از آن را در اختیار دارید. زمان یک‌بار می‌گذرد و یک‌بار برای همیشه و هیچ راه ِ برگشتی نیز نیست.
ایرج میرزا می‌گوید:
گر گوهری از کفت برون تافت / در سایه‌ی وقت می‌توان یافت
گر وقت رود از دست ِ انسان / با هیچ گوهر خرید نتوان
یکی از مشکلاتی که همیشه برای وقت داریم و غالبا –ما ایرانی‌ها- بر عکس ِ آن‌را تصور می‌کنیم "فراوانی وقت" است. و اصولا شما هر مشکل و احساسی نسبت به زمان در ذهن و دل دارید ناشی از عدم آگاهی نسبت به "مدیریت زمان" است.
شما یک کار ِ مهم می‌توانید با وقتتان انجام دهید و آن تغییر ِ شیوه و راهی است که از آن استفاده می‌کنید.
جیمز بورک(James Burke) معتقد است از همان هنگام که انسان برای نخستین بار تکه‌ای سنگ یا چوب را بر‌گرفت و ابزار درست کرد، تراز ِ میان خود و طبیعت را به گونه‌ی برگشت ناپذیری بر هم زد. به رغم این‌که شمار ابزار‌ها اندک بود، زمان بس درازی گذشت تا تاثیر ِ آن‌ها نیز رو به افزایش گذاشت. هرچه ابزار بیش‌تر شدند، دگرگونی‌ها با شتاب ِ بیش‌تری رخ دادند.
در سایت‌های گوناگون و برجسته‌ای که نکات مربوط به مهارت‌های مدیریت ِ زمان را دسته‌بندی کرده‌اند حتما چندین مورد را به "اینترنت و کامپیوتر" اختصاص داده‌اند. به عنوان مثال:
1- توانایی پردازش و تفکیک سریع اطلاعات و به کار گیری آن‌ها یکی از معمولی‌ترین مهارت‌های دنیای حرفه‌ای امروز است. در همین راستا صندوق ایمیل(inbox) شما اهمیت خاصی پیدا می‌کند.
ایمیل‌هایتان را به سرعت باید در فولدرهایی مشخص چینش کنید.مثلا آن‌هایی را که مرجع هستند چاپ کنید و آن‌هایی را که باید فکر بیش‌تری در موردشان کنید به لیست ِ "to-do" منتقل کنید و یا اگر قرار ملاقات است به تقویم خود انتقال دهید.
2- سپس بحث ِ "Carry a notebook computer" می‌باشد.شما هرگز نمی‌دانید چه وقتی ممکن است یک ایده‌ی فوق العاده یا یک بینش درخشان داشته باشید. پس با حمل یک "رایانه‌ی کتاب‌چه‌ای" می‌توانید کارهایتان و افکارتان را دیجیتالی کنید تا هم از سرعت بالاتری برخوردار شوید و هم بازده‌ی بهتری داشته باشید. و هم در کسب و کار خود موفق و به روز باشید.(البته همیشه یک دفترچه‌ی کوچک را همراه داشته باشید این توصیه‌ی همه‌ی مدیران ِ زمان است.)
3- سازمان‌دهی ِ آدرس وب‌سایت‌ها و بحث ِ Book marking نیز در همین موضوع صادق است. سایت‌ها و وبلاگ‌هایی را که می‌خواهید مطالعه کنید را دسته‌بندی و لیست کنید. این به شما کمک فراوانی در ذخیره‌ی وقت خواهد کرد.حداقل ویژه‌گی لیستتان باید قابلیت جستجو باشد. تا شما به آن‌چه مورد ِ نظرتان است راحت دست یابید. یکی از سایت‌هایی که در این زمینه به شما خدمات ارائه می‌کند سایت ِ delicious است. اخیرا استفاده از Google Reader نیز کمک‌هایی در این مسیر کرده است.
در ادامه‌ی مدیریت زمان یک آموزش بسیار ِ مهم وجود دارد که به آن می‌گوییم "Learn to say no"
مشخص است که باید یاد بگیریم بگوییم: "نه!" و همه‌ی ما می‌دانیم این کار در عمل به چه اندازه سخت است ولی نتیجه‌اش لذت‌بخش. بسیاری از انسان‌ها به خاطر ِ تسلیم شدن زیر بار ِ خیلی از کارها می‌روند آن‌ها وقتی واقعاً باید بگویند:"نه!" می‌گویند "بله!".باید به درخواست‌های غیر معمول و کم اهمیت، "نه" گفت تا زمان برای اشتغال به موارد ِ مهم آزاد شود.
نکته‌ی دیگری که در قلب ِ "مدیریت زمان" نهفته است "اصلاح ِ پیوسته‌ی خود" است به نوعی همواره باید تکامل یافت. این مهم برای گسترش و بهبود استعدادها و توانایی‌های ماست. در این مورد، راس ِ همه‌ی مثال‌ها شرکت در برنامه‌های آموزشی و نیز کتاب‌خوانی است. کسب تخصص و ارتقاء آن مطمئن‌ترین راه برای استقلال ِ مالی نیز می‌باشد.
در مورد ِ کارهایتان خوب بیندیشید. باید یاد بگیریم بین کارها و وظایفی که دقیق باید انجام شوند و آن‌ها که نیاز دارند صرفا انجام شوند تمایز قائل شویم توجه به همین نکته بسیار در کسب موفقیت در مدیریت زمان موثر است. و از سر ِ خود بیرون کنید که همه‌ی کارها باید بسیار دقیق و با یک کمال ِ خاص انجام شوند.
در آخر دو نکته‌ی دیگر ذکر می‌کنم:
1- در تصمیم گیری خود قاطع باشید و سعی کنید "از این شاخه به آن شاخه" پریدن را رها کنید.
2- "گذشته" را فراموش نکنید ولی دو مهم را بدانید: نه با آن زنده‌گی کنید. نه برای آن تاسف بخورید. فقط یک کار کنید: از آن درس بگیرید و بس!
مولانا می‌فرماید:
بر گذشته حسرت آوردن خطاست / باز ناید رفته، یاد ِ آن هباست
به قول ِ اسپنسر جانسون(Spencer Johnson):
The "Present" is the "Gift" that makes you happy and successful at work and in life
مایکل همر و جیمز شامپی در Reengineering the corporation که تقریبا سال‌های دوری از انتشار ِ آن می‌گذرد می‌نویسند:
و ما روزی را پیش‌بینی می‌کنیم که مشتری خود مستقلاً بتواند به سیستم ما وارد شده و خدمات لازم را دریافت نماید. در آن‌صورت همه‌ی ارتباطات الکترونیکی برای مشتری همانند کار با تلفن امروزی می‌باشد. از سوی ما نیز همه دستگاه‌ها به گونه‌ی خودکار عمل کرده و زمان برقرار نمودن ارتباط به صفر خواهد رسید.
با کاهش زمان انجام هر درخواست و به صفر رساندن آن، هزینه‌ی نیروی کار به طرز خیره کننده‌ای پایین آمده و از سالی 88 میلیون دلار به سالی 6 میلیون خواهد رسید... .
و یادمان نرود که مایکل و جیمز اشاره دارند:
ایستاده‌گی در برابر ِ دگرگونی‌ها امری عادی است. مخالفت با تغییرات عمده واکنش ِ طبیعی انسان است. نخستین گام مدیریت برابر مقاومت‌ها، هر آینه انتظار آن‌ها را داشتن و پیش‌گیری از تاثیر منفی آن‌هاست*.
دست به نوشتن ِ این مقاله‌ی مختصر بردم تا شروع خوبی باشد برای پرداختن و توجه‌ی هرچه بیش‌تر به "مدیریت زمان" و فکر می‌کنم یک تجربه‌ی ترجمه‌ی آزاد میان‌نشانه‌ای هم برایم بود. و باز هم در آینده Grand Café به این موضوع و این قبیل مسائل خواهد پرداخت و مرا در این مهم منابع ِ زیر یاری کردند:
1- Business& the speed of thought اثری از Bill Gates با کمک Collins Hemingway
2- Time management in a multitasking world کاری از Penelope Trunk
3- Master your time by Roger Constandse
* Reengineering the corporation ترجمه‌ی دکتر رضائی‌نژاد. انتشارات موسسه رسا. چاپ پنجم 1384
پی‌نوشت: در زمینه‌ی IT هم ذکر کنم که دو، سه ماه پیش خبری منتشر شد در مورد ِ نرم‌افزار ِ جدید ِ iPhone. با نام ِ Apple iPhone Time management Software . همان‌طور هم که قابل ِ پیش‌بینی است قابلیت‌های بسیار خوبی در زمینه‌ی "مدیریت زمان" برای این نوع گوشی‌ها داراست.
